公用辦公桌有很多優點。多個員工不同時段穿插使用辦公桌減少了設備成本，用最小的空間達到產出最大化；讓員工充分活動起來，與各部門同事進行溝通交流，了解以往不曾接觸的事物。它還是精簡辦公空間的好方法，員工帶上便攜設備就可以去到合適手頭工作的地方，滿足員工的不同偏好。
共享辦公桌側面也推進了工作場所的現代化進程——任何采用公用辦公桌的公司肯定需要將整個商業系統上傳到云端供身處異地的員工接入。這同時也給員工一定的自主權，讓他們在處理工作的時候多了一份自豪感與責任感。
但公用辦公桌同樣也有幾個弊端。除了員工不能擁有一個長期穩定的儲物空間外，在沒有固定位置的情況下很可能會讓員工失去團隊歸屬感。更重要的是安全問題——不同的員工在共享一臺機器設備或者用便攜設備在不同的地點傳輸數據之時，誰能保證員工個人數據能夠安全存儲而不泄露隱私？員工在不同地點工作的時候，如何能根據他們身處的地點和接入時間來審批他們的接入權限？
電子鑰匙能解決上述問題。可編程的鑰匙系統基于云端系統提供簡單有效的管理保障。可編程鑰匙的好處包括：減少實體鑰匙丟失風險；管理經常變化的接入權限更具有靈活性；簡單易安裝，無須布線；方便審查跟進；節約成本。
設計良好的可編程式電子鑰匙系統平均每個鑰匙可使用3萬次，或者3年時間（直到更換電池）。鑰匙系統可以根據對象授予永久或者臨時訪問或存取權。這樣承包商、遠程辦公的員工和外部服務供應商也能方便獲取對應權限。在鑰匙丟失的時候其對應權限可以立即電子化回收，更改權限也可通過編程設備甚至直接通過手機來傳輸給對應的鑰匙。呼市辦公桌于2019年2月14日情人節整理分享！
公用辦公桌與安全問題 （澳大利亞《設施管理》雜志網站） 文/蒂凡尼·帕策克（TiffanyPaczek）
